Cómo verificar los certificados de delitos sexuales de la LOPIVI sin guardar copias

Al empezar la temporada, cada club con equipos de base repite el mismo trabajo: pedir el certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales a entrenadores, monitores, delegados y voluntarios, revisar que sirve y archivarlo. El resultado suele ser una carpeta con decenas o cientos de PDFs que contienen el nombre, el DNI y un dato tan sensible como la ausencia (o presencia) de condenas.

Ya explicamos qué exige la LOPIVI y cómo se verifica el certificado. Este artículo es la parte práctica: cómo organizar la campaña para comprobar todos los certificados sin tener que acumular copias.

Qué exige la ley y qué noCopy Anchor Link

El artículo 57 de la LOPIVI exige, para acceder a cualquier actividad que implique contacto habitual con menores, retribuida o no, aportar una certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales. La Ley Orgánica 1/1996, en su artículo 13.5, recoge el mismo requisito.

Lo que la ley pide es que la persona acredite esa circunstancia y que la entidad no dé ocupación a quien tenga antecedentes. No dice que la entidad tenga que archivar el PDF. Esa diferencia es la que permite diseñar una campaña con menos datos.

La guía de la AEPD sobre protección de datos en las relaciones laborales recuerda dos ideas útiles aquí: que pedir certificados de antecedentes solo es legítimo cuando una norma lo contempla (y cita expresamente el trabajo con menores y el artículo 13.5 de la LO 1/1996), y que "la base jurídica para el tratamiento de esos datos desaparece al finalizar la relación laboral". Dicho de otro modo: lo que conserves, consérvalo solo mientras la persona siga en el puesto.

La campaña en seis pasosCopy Anchor Link

1. Haz la lista de puestosCopy Anchor Link

Antes de pedir nada, identifica qué personas tienen contacto habitual con menores: entrenadores y ayudantes de categorías de base, monitores de campus, delegados de equipo, fisioterapeutas, conductores habituales, voluntarios que acompañan cada semana. Las colaboraciones puntuales se analizan caso por caso. Esa lista es la base de todo: a quién se pide y a quién no.

2. Escribe tu política de antigüedadCopy Anchor Link

La LOPIVI no fija una caducidad para el certificado: acredita la situación en la fecha en que se expide. Decide cuánta antigüedad aceptas (por ejemplo, expedido dentro de la temporada o en los últimos tres meses) y aplícala igual a todo el mundo. Escríbela en tu protocolo.

3. Recoge los certificados por un solo canalCopy Anchor Link

Evita el email y la mensajería: cada correo con un PDF adjunto es una copia más, en el buzón de quien lo recibe y en el de quien lo envía. Un único canal de subida (un formulario de tu web, tu software de gestión o un enlace personal para cada persona) te permite comprobar el documento en el momento y no guardar nada que no necesites.

Pide el PDF original descargado de la sede, no una foto ni una impresión escaneada: el PDF lleva el Código Seguro de Verificación (CSV) legible y la firma electrónica del Ministerio.

4. Comprueba cada certificado en el momentoCopy Anchor Link

Para cada documento, las preguntas son siempre las mismas:

• ¿Es un certificado de delitos de naturaleza sexual y no otro papel (por ejemplo, el de antecedentes penales)?
• ¿Es de esa persona? Nombre y DNI coinciden con tu lista.
• ¿La fecha de expedición cumple tu política?
• ¿Dice que no constan inscripciones?
• ¿Se lee el CSV con un formato plausible?

5. Verifica el CSV en la sedeCopy Anchor Link

La sede del Ministerio de Justicia indica que quien recibe el certificado debe comprobar su validez con el CSV y el documento de identidad del titular (guía de verificación). Esa consulta tiene un CAPTCHA: la hace una persona. Con los pasos anteriores ya resueltos, es copiar dos datos y pulsar un botón. Si necesitas volumen, la vía oficial es que la persona autorice a tu entidad mediante TeAutorizo (sede del Ministerio).

6. Registra lo mínimo y borra lo demásCopy Anchor Link

Para demostrar que hiciste la comprobación no necesitas el PDF. Un registro por persona con estos campos suele bastar:

Cuando la persona deje el puesto, revisa qué conservas de ella y bórralo si ya no hay base para mantenerlo. Si tu federación o un reglamento te exige conservar el documento, identifica esa norma por escrito; si no la encuentras, probablemente no lo necesites.

Qué se puede automatizar con ConstaiaCopy Anchor Link

Constaia se ocupa del paso 4 y prepara el 5. El tipo es_sexual_offences_certificate extrae el titular, su documento, la fecha de expedición, si constan antecedentes (has_records) y el CSV, y aplica comprobaciones deterministas: letra del NIF del titular, antigüedad máxima y formato del CSV. En los PDF, además, verifica la firma electrónica (integridad, cadena de confianza y si el fichero se ha modificado después de firmarse). Una foto o una impresión escaneada no conservan esa firma, y el resultado te lo indicará.

Para una persona, al subir su certificado:

import { Constaia } from "@constaia/sdk";
import { fromPath } from "@constaia/sdk/node";

const constaia = new Constaia(); // lee CONSTAIA_API_KEY

const analysis = await constaia.analyze(await fromPath("certificado.pdf"), {
  expect: "es_sexual_offences_certificate",
  checks: {
    maxAgeDays: 90, // tu política, no un plazo legal
    holder: { fullName: "Laura Pérez Gil", documentNumber: "12345678Z" },
  },
  storage: "none",
  keepResults: false, // no se guardan ni el fichero ni los datos extraídos
  language: "es",
});

const registro = {
  status: analysis.verdict?.status, // "valid" | "invalid" | "review"
  noConstan: analysis.fields.has_records?.value === false,
  fechaExpedicion: analysis.fields.issue_date?.value,
  csv: analysis.fields.csv_code?.value, // para la verificación en la sede
  comprobadoEl: new Date().toISOString(),
};

Para toda la plantilla de golpe, un lote de hasta 100 documentos con opciones comunes:

curl https://api.constaia.com/v1/batches \
  -H "Authorization: Bearer $CONSTAIA_API_KEY" \
  -F "files[]=@certificado_01.pdf" \
  -F "files[]=@certificado_02.pdf" \
  -F "files[]=@certificado_03.pdf" \
  -F 'options={"expect":"es_sexual_offences_certificate","checks":{"max_age_days":90},"storage":"none","export":["xlsx"]}'

El lote es asíncrono: el fichero se guarda cifrado solo hasta que termina su análisis y después se borra. Recibes un aviso cuando acaba y un Excel con una fila por certificado, con sus campos y su veredicto, que sirve de base para tu registro.

Lo que Constaia no hace:

• No consulta la sede del Ministerio ni se salta su CAPTCHA.
• No decide si un puesto implica contacto habitual con menores.
• No sustituye tu protocolo ante un certificado con antecedentes.

Lista de comprobaciónCopy Anchor Link

• Lista de puestos con contacto habitual, revisada con el delegado de protección.
• Política de antigüedad escrita.
• Un único canal de subida, sin email ni mensajería.
• Comprobación de tipo, titular, fecha, resultado y CSV al recibir cada certificado.
• Verificación del CSV en la sede por una persona, o autorización mediante TeAutorizo.
• Registro mínimo por persona; borrado de lo que ya no hace falta cuando alguien deja el puesto.

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