Validar facturas de proveedores automáticamente: NIF, IVA y totales

Pasar facturas de proveedores a un programa de contabilidad es un trabajo que casi nadie disfruta. Lo que más tiempo quita no es teclear, sino encontrar la factura que está mal: un NIF con la letra equivocada, un IVA calculado sobre la base que no es, un total que no cuadra con las líneas. Si se cuela, aparece meses después en un cuadre o en una revisión.

Este artículo repasa qué debe llevar una factura según la norma, qué errores se pueden detectar con reglas (sin intuiciones de nadie) y cómo automatizarlo.

Qué debe contener una facturaCopy Anchor Link

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera en su artículo 6 el contenido de una factura completa. Los datos que más se usan al registrarla son:

• Número y, en su caso, serie, correlativos.
• Fecha de expedición, y fecha de la operación si es distinta.
• Nombre o razón social del expedidor y del destinatario.
• NIF del expedidor y, en los casos que marca la norma, del destinatario.
• Domicilio de ambos.
• Descripción de las operaciones, con precio unitario, descuentos y base imponible.
• Tipo o tipos de IVA aplicados y cuota tributaria, consignada por separado.
• Menciones especiales cuando proceden: exención, inversión del sujeto pasivo, régimen especial, facturación por el destinatario.

El artículo 7 permite la factura simplificada cuando el importe no supera, en general, 400 euros IVA incluido, con un contenido más reducido.

Los errores que se detectan con reglasCopy Anchor Link

Muchos problemas de una factura no requieren interpretación: se pueden comprobar con aritmética.

El dígito de control del NIFCopy Anchor Link

El NIF de una persona física (DNI o NIE) termina en una letra que se calcula con el número módulo 23 sobre una tabla oficial (Ministerio del Interior). El de una persona jurídica (el antiguo CIF) lleva un carácter de control calculado sobre sus dígitos. Una errata al teclear o una mala lectura casi siempre rompen ese control. Puedes probarlo con nuestro validador de NIF, NIE y CIF, que funciona en tu navegador sin enviar datos.

El control solo dice que el número está bien formado, no que la empresa exista o esté dada de alta a efectos de IVA intracomunitario. Para un NIF-IVA de otro país de la UE, esa comprobación se hace en VIES, el servicio de la Comisión Europea.

La cuadraturaCopy Anchor Link

Una factura tiene que cuadrar consigo misma:

• la suma de las líneas (con sus descuentos) es la base imponible;
• cada cuota es la base de su tipo por el tipo de IVA;
• base + cuotas − retención = total.

Comprobarlo lleva milisegundos y detecta dos cosas distintas: una factura mal hecha (hay más de las que parece) o una mala lectura del documento. En los dos casos, alguien tiene que mirarla antes de contabilizarla.

Coherencia de fechas y datosCopy Anchor Link

• Fecha de expedición no futura, y dentro del periodo que estás registrando.
• El destinatario es tu cliente (o tu empresa), no otra.
• El número de factura no está ya registrado para ese proveedor (esto lo compruebas en tu sistema).

¿Y Verifactu?Copy Anchor Link

El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los programas con los que empresas y profesionales emiten sus facturas (lo que se conoce como Verifactu). El Real Decreto-ley 15/2025 aplazó los plazos de adaptación al 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y al 1 de julio de 2027 para el resto.

Verifactu afecta a cómo se emiten las facturas, no a cómo compruebas las que recibes. Pero es un buen momento para ordenar la entrada de facturas: si vas a cambiar de programa, conviene que lo que entra llegue ya revisado.

Cómo lo hace ConstaiaCopy Anchor Link

Con el tipo invoice, Constaia lee facturas en PDF o foto y extrae número, fecha, emisor, receptor (con nombre, NIF y domicilio), líneas, base, desglose de IVA, retención y total. Sobre esos datos aplica dos comprobaciones deterministas:

Si una falla, el veredicto es invalid con el motivo. Si la lectura no es fiable (una foto mala, un dato ilegible), el veredicto es review. Lo demás es valid.

Para una factura suelta:

curl https://api.constaia.com/v1/analyze \
  -H "Authorization: Bearer $CONSTAIA_API_KEY" \
  -F file=@factura.pdf \
  -F 'options={"expect":"invoice","export":["xlsx"],"storage":"none","language":"es"}'

Para las facturas del mes, un lote de hasta 100 con un solo Excel combinado, una fila por factura:

curl https://api.constaia.com/v1/batches \
  -H "Authorization: Bearer $CONSTAIA_API_KEY" \
  -F "files[]=@factura_001.pdf" \
  -F "files[]=@factura_002.pdf" \
  -F "files[]=@factura_003.pdf" \
  -F 'options={"expect":"invoice","export":["xlsx"],"metadata":{"mes":"2026-09"}}'

Si ya sabes cuánto debe sumar una factura (por ejemplo, porque tienes el pedido), añade checks.expected_amount y Constaia lo comparará con el total.

Sin programar, puedes subir las facturas desde el panel o conectar Constaia con Make, Zapier, n8n o Power Automate: la guía Facturas a Excel tiene los detalles.

Lo que Constaia no hace:

• No consulta a la AEAT ni a VIES si un NIF existe o está dado de alta.
• No decide cómo contabilizar una factura ni si un gasto es deducible.
• No prueba que una factura sea auténtica; en PDFs firmados sí verifica la firma electrónica y avisa si el fichero se ha modificado.

En resumenCopy Anchor Link

• El Reglamento de facturación fija el contenido mínimo de una factura (art. 6) y de la simplificada (art. 7).
• El NIF mal formado y los totales que no cuadran se detectan con reglas, sin intervención humana.
• Automatizar esas comprobaciones deja a las personas solo las facturas que hay que mirar.

Si quieres probarlo con las facturas de un cliente, crea una cuenta gratis: 150 documentos al mes y claves de prueba que no consumen créditos.